بيمارستان ثامن الائمه (ع) گلوگاه
۱۳۹۷ پنج شنبه ۲۴ آبان
br ENGLISH
امور اداري
 
 
مسئول امور اداري : خانم سميه نوري
مدرك تحصيلي: كارشناس مديريت دولتي
 

شرح وظايف :

-      ثبت خلاصه مشخصات و جريان نامه هاي وارده و صادره در رايانه يا دفاتر مربوطه

-      پاسخگويي به مراجعين و راهنمايي آنها و در صورت لزوم فراهم آوردن امكانات انجام درخواست هاي متقاضيان

-      تفكيك و توزيع نامه ها براي ارجاع به واحد اقدام كننده و پيگيري آنها

-      تهيه گزارش مورد نياز براي مقام مافوق

-      تهيه صورت مايحتاج اداري كارمندان و تدارك و توزيع آنها

-      تنظيم دفتر آمار كاركنان

-      همكاري با مسئول دفتر در زمينه آماده كردن سوابق و پرونده ها و گزارش مربوطه

-      كمك در بايگاني پرونده ها و اوراق اداري

-      نظارت بر حسن انجام كار اتوماسين اداري

-      نظارت بر ثبت خلاصه مشخصات و جريان نامه ها صورت جلسات در سيستم اتوماسيون اداري و تحويل پرونده هاي مختومه به بايگاني راكد.

 شرايط احراز ، تجربه و سابقه پست فوق الذكر :

گواهينامه ديپلم و كامل متوسطه يا كارداني يا كارشناسي و يا همتراز ترجيحاً در يكي از رشته هاي مديريت دولتي يا تمام گرايش ها ،مديريت صنعتي ،مديريت و برنامه ريزي آموزشي ،برنامه ريزي آموزشي ،مديريت بازرگاني ،مديريت سيستم و بهره وري ،‌مديريت سيستم ها ،مديريت آموزشي،اقتصاد، علوم اقتصادي ،اقتصاد اسلامي ،علوم اسلامي ،اقتصاد،اقتصاد و معارف اسلامي ،مطالعات اجتماعي ،علوم اجتماعي يا تمامي گرايش ها ،مديريت مالي ،حسابداري ،حسابداري و امور مالي ، امور دولتي ،مديريت امور دفتري.

 

عمده ترين فعاليتهاي واحد گارگزيني :

1-     آشنايي با سيستم براي كاركنان جديدالورود ( طرحي پيماني قراردادي )

2-     تشكيل و تكميل پرونده پرسنلي

3-     تعيين محل خدمت كاركنان وابلاغ جهت شروع به كار

4-     اعلام شروع به كار از واحد محل خدمت (صدور حكم حقوقي )

5-     صدور گواهي حقوق ماهيانه ماموريت حق مسكن لباس و ....... و تحويل به امور مالي

6-      معرفي نيروهاي تحت پوشش تامين اجتماعي جهت دريافت حقوق درزمان مرخصي اطتعلاجي و انجام امور مربوط به آن

7-      صدورحكم حقوقي براي پرسنل در اول هز سال و به صورت تغييرات حقوق و مزايا

8-     انجام امور مربوط به نقل و انتقال و انتصاب وتغيير عنوان نيروهاي رسمي پيماني و قرار دادي

9-     تنظيم طمان كميته فرعي و جمع بندي مواردي كه دركميته مطرح مي شود ونيز تنظيم صورتجلسه كميته فرعي

10- احتساب سابقه قبلازاستخدام كاركنان كه بصورت قراردادي خدمت نموده اند .

11- مكاتبه با دانشگاه و معاونت وپيگيري نامه هاي ارسالي به دانشگاه جهت دريافت نتيجه ( نقل و انتقالات و تغييرعنوان و اعمال مدرك تحصيلي كاركنان )

12- مكاتبه و مذاكره با دانشگاه درخصوص حقوق و مزاياي كاركنان و اجراي دستورالعمل هاي حقوقي

13- ارزشيابي سالانه پرسنل و جمع بندي درارسال آن جهت تائيد به دانشگاه

14- پاسخ به نامه ها و آمارهايي كه توسط دانشگاه درخواست مي شود .

15- دريافت صورت وضعيت مرخصي كاركنان و وارد كردن دركارت مرخصي و اعلام ان به پرسنل

 


16-  

تعاريف :   كارمند فردي است كه بر اساس ضوابط و مقررا ت مربوط ، به موجب حكم با قرارداد مقام صلاحيت دار درموسسه به خدمت پذيرفته مي شود .

استخدام : عبارتاست از به كار گيري شخص حقيقي به صورت رسمي ، پيماني با قرار دادي طبق ضوابط و مقررات به منظور خدمت در موسسه .

رابطه استخدامي به سه شكل است .

الف) استخدام رسمي              ب) استخدام پيماني براي مدت معين              ج) استخدام قراردادي براي مدت معين

الف) مستخدمين پيماني حداقل 3 سال و حداكثر پس از 6 سال خدمت پيماني درصورت داشتن شرايط به مستخدمين رسمي آزمايشي تبديل وضع مي شوند درصورت عدم احراز شرايط براي تبديل وضعيت به رسمي آزمايشي تمديد قرارداد پيماني مقدورنمي باشد .

طول دوره رسمي آزمايشي حداقل يكسال و حداكثر دو سال است و كارمند با رعايت شرايط ذيل به استخدام رسمي تبديل خواهد شد.

الف) حصول اطمينان از لياقت علمي و علاقه به كار ، نو آوري و........

ب) طي دوره هاي آموزشي و كسب امتياز لازم

ج)تائيد گزينش

نحوه ارتقا كارمندان در طبقات شغلي :

              طبقه

تحصيلات

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

پايان دوره ابتدايي

0

6

12

18

24

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

پايان دوره راهنمايي(سيكل )

0

5

10

15

20

25

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ديپلم

 

0

5

10

15

20

25

 

 

 

 

 

 

 

 

 

كارداني

 

 

0

5

10

15

20

25

 

 

 

 

 

 

 

 

كارشناسي

 

 

 

0

4

8

12

16

20

24

 

 

 

 

 

 

كارشناسي ارشد

 

 

 

 

0

4

8

12

16

20

24

 

 

 

 

 

دكتري حرفه اي

 

 

 

 

 

0

4

8

12

16

20

24

 

 

 

 

دكتري تخصصي

 

 

 

 

 

 

0

4

8

12

16

20

24

 

 

 

 


 

طبقه افراد برحسب مدرك تحصيلي مي باشد مثلاً طبقه ورودي كاردان 30 ميباشد كه به ازاي هر 5 سال خدمت يك طبقه به طبقه 13 اضافه مي شود كه پس از 25 سال سابقه خدمت طبقه 8 مي شود .

طبقه ورودي كارشناس 4 مي باشد هر چها سال به طيقه ورودي اضافه مي شود .

نحوه ارتقا كارمندان به رتبه شغلي بالاتر :

براي محاسبه رتبه سنوات خدمتي ارزشيابي آموزش مهم مي باشد .

مدت سنوات تجربي لازم براي ارتقا و رتبه متصديان مشاغل تا سطح كارداني و كارشناسي وبالاتر به شرح جدول ذيل مي باشد .

                رتبه ها

 

مدت سنوات تجربي

مقدماتي

پايه

ارشد

 خبره

عالي

مدت سنوات تجربي لازم براي مشاغل تا سطح كارداني

0

8

20

 

 

مدت سنوات تجربي لازم براي مشاغل سطح كارشناسي وبالاتر

0

6

12

18

24

 براي ارتقا و كارمند به يك رتبه بالاتر شرايط رير الزامي است :

الف) براي ارتقا به رتبه پايه :

1-     كسب حداقل 60 درصد امتياز از ميانگين مجموع امتياز ارزيابي ساليانه كارمند در طول ارتقا رتبه شغلي

2-     گذران 300 ساعت دوره آموزشي درچارچوب نظام آموزشي كارمندان مصوب هيات امنا دانشگاه

ب) براي ارتقا به رتبه ارشد :

1. كسب حداقل 70 درصد امتياز از ميانگين مجموع امتياز ارزيابي ساليانه كارمند درطول ارتقا رتبه شغلي

2- گذراندن 250 ساعت دوره آموزشي در چار چوب نظام آموزشي كارمندان مصوب هيات امنا دانشگاه

ج) براي ارتقا به رتبه خبره :

1- كسب حداقل 80 درصد اميتاز ازميانگين مجموع اميتاز ارزيابي ساليانه كارمند در طول ارتقا رتبه شغلي

2-گذراندن 200 ساعت دوره آموزشي درچارچوب نظام آموزشي كارمندان مصوب هيات امنا دانشگاه

د) براي ارتقا به رتبه عالي :

1- كسب امتياز حداقل 90 درصد امتياز از ميانگين مجموع امتياز ارزيابي ساليانه كارمند درطول ارتقا رتبه شغلي

2-گذراندن 150 ساعت دوره آموزشي در چارچوب نظام آموزشي كارمندان مصوب هيات امنا دانشگاه

لازم به ذكر است  كه كسب رتبه خبره و عالي با مدرك ديپلم و فوق ديپلم مقدور نمي باشد.

كارمند در بدو ورود رتبه مقدماتي مي باشد و براي ارتقا به رتبه پايه با مدرك زير ديپلم ، ديپلم و فوق ديپلم 8 سال سابقه خدمت لازم مي باشد .كه شروع به كار پيماني سنوات دولتي تجربي طرح و سربازي لحاظ مي گردد .

و براي ارتقا به رتبه ارشد با مدرك زير ديپلم ، ديپلم و فوق ديپلم 20 سال سابقه خدمت لحاظ مي گردد با مدرك ليسانس و بالاتر 12 سال سابقه

و براي ارتقا به رتبه خبره با مدرك ليسانس و بالاتر 18 سال سابقه خدمت

وبراي ارتقا رتبه با مدرك ليسانس وبالاتر 24 سال سابقه

لازم به ذكرمي باشد افرادي كه مدرك تحصيلي ان كاردان و پايين تر ميباشد اخرين رتبه كه به آنها تعلق مي گيرد ارشد مي باشد .

بازنشستگي :

الف) موسسه مكلف است كارمندان خود را كه سي سال سابقه خدمت دارند بازنشسته نمايد.

ب) موسسه مي تواند كارمند خود را با داشتنن شصت سال سن و حداقل بيست و پنج سال سابقه خدمت با حداقل بيست و پنج روز حقوق بازنشسته نمايد براي متصديان مشاغل سخت و زيان آور و جانبازان و معلولان تا پنج سال كمتر مي باشد و شرط سني براي زنان منظورمي گردد .

ج) موسسه موظف است كارمندان داراي شصت و پنج سال سن و حداقل بيست وپنج سال سابقه خدمت را بازنشسته كند سقف سني براي متصديان مشاغل داراي مدرك تحصيلي كارشناسي ارشد به بالا بر حسب نياز موسسه هفتاد سال مي باشد .

مرخصي :

كارمندان رسمي و پيماني وقرار دادي موسسه سالي سي روز حق مرخصي كاري با استفاده از حقوق و مزاياي مربوط را دارند حداكثر نيمي از مرخصي كارمندان درهر سال قابل ذخيره شدن است .

كارمندان موسسه در موارد ذيل حق برخورداري از هفت روزمرخصي اضطراري را دارند مرخصي مذكور قابل ذخيره يا باز خريد نمي باشد .

الف ) ازدواج دائم كارمند                  ب) ازدواج فرزند كارمند                   ج) فوت بستگان درجه يك شامل همسر ، فرزند ، پدر، مادر ، خواهر وبرادر

د) كارمندان اعم از قراردادي ، پيماني ، رسمي كه به حج تمتع مشرف مي شوند مجاز خواهند بود فقط يكبار ازيك ماه مرخصي تشويقي استفاده نمايند كه جز مرخصي استحقاقي منظور نخواهد شد .

كارمندان موسسه مي توانند از مرخصي كمتر از يكروز كه جزيي از مرخصي استحقاقي مي باشد استفاده كنند حداكثر مرخصي ساعتي به ميزان نصف ساعت كاري روزانه است درصورت استفاده بيش از مدت ذكر شده يك روز مرخصي استحقاقي محاسبه مي شود .

تعطيلات رسمي بين مرخصي هاي استحقاقي جز مرخصي محسوب نمي شود .كارمندان رسمي ، پيماني مي توانند در طول مدت خدمت خود با موافقت موسسه حداكثر سه سال از مرخصي بدون حقوق استفاده نمايند درصورتيكه كسب مرخصي براي ادامه تحصيلات عالي در رشته مربوطه به شغل كارمندان يا نياز موسسه باشد تا مدت دو سال ديگر قابل افزايش خواهد بود .

كارمندان موسسه كه همسر ايشان جهت ماموريت يا ادامه تحصيل اعزام مي شوند ، مي توانند حداكثر به مدت 6 سال از مرخصي بدون حقوق استفاده نمايند .

 كارمندان موسسه در صورت ابتلا به بيماري كه ممانع از انجام خدمت شود تا سه روز با گواهس پزشك معالج و تائيد پزشك متعهد موسسه و مازاد بر سه روز تا سقف چهار ماه با تائيد شوراي پزشكي ، مي توانند از مرخصي استعلاجي استفاده نمائيد.

به بانوان باردار براي هربار وضع حمل 9 ماه مرخصي زايمان تعلق مي گيرد.

به كارمنداني كه همسر ايشان وضع حمل مي نمايند ، مدت پانزده روز مرخصي اضطراري مراقبت از همسر تعلق مي گيرد اين مرخصي قابل ذخيره و باز خريد نمي باشد .

مرخصي زايمان درخصوص مادراني كه فرزند آنها مرده به دنيا مي آيد دو ماه خواهد بود .

به كارمندان زن پس از اتمام مرخصي زايمان تا سن 24 ماهگي فرزند ، روزانه يك ساعت مرخصي شير دهي تعلق مي گيرد .

ساعت كار كارمندان موسسه چهل و چهار ساعت در هفته ميباشد تنظيم ساعت كار يا شيفت هاي موظف كارمندان به عهده موسسه مي باشد.

 

 

 

 

اصول و روش هاي بايگاني

 

اصول وفنون بايگاني

 

بخش اول: فنون بايگاني Filling Operations

تعاريف

الف: بايگاني را فن طبقه‌بندي، تنظيم، حفظ و نگهداري اسناد و مدارك گويند، بنحوي كه بتوان با سرعت و سهولت و اطمينان و با درنظر گرفتن توسعه‌پذيري به سند و مدرك موردنياز دسترسي پيدا نمود.

در اين تعريف جامع از فن بايگاني به اصطلاحات و مفاهمي برخورد مي‌شود كه لازم به توضيح است.

 

1-      طبقه‌بندي (Indexing (classifying) The Records)

عبارتست از دسته‌بندي اسناد و مدارك به گروههايي كه داراي وجه مشترك بوده و بتوان بعداً با توجه به اين وجه اشتراك از آنها استفاده نمد.

-   عامل اصلي طبقه‌بندي در اسناد و مدارك، استفاده از يك روش مدون بايگاني است كه در نهايت باعث كدگذاري پرونده‌ها مي‌شود.

-   مفهوم ديگر طبقه‌بندي عبارتست از دسته‌بندي اسناد و مدارك در يك موضوع و يا اسم خاص كه وجه مشترك اسناد بوده و در اين حالت ما به ابزاري دسترسي پيدا خواهيم نمود كه نام آن «پرونده» است.

 

2-     تنظيم (Arrangement of The Records)

مفهوم تنظيم كه مرتب و منظم بودن است در بايگاني عبارتست از تقدم و تأخر اسناد در مفاهيم فن بايگاني.

اين عمل مانند هر وظيفه‌اي در سازمان ميبايستي شامل نظم خاص خود باشد.

براي مثال تنظيم مي‌تواند شامل موارد زير گردد.

الف اسناد هر پرونده نظم و ترتيب تاريخي داشته باشند.

(Date Indexing of Records)

مثل:

اسناد مختلف پرونده كارگزيني يك فرد شاغل:

نامه

20/1/82

نامه

20/5/82

نامه

1/2/82

نامه

20/6/82

نامه

15/2/82

نامه

3/7/82

نامه

2/3/82

نامه

11/8/82

نامه

2/4/82

نامه

7/9/83

نامه

20/4/82

نامه

7/10/83

 

ب اسناد و مدارك در مواردي ميبايستي نظم شماره داشته باشند.

(Number Indexing of Records)

مثال:

-         پرونده يك وام گيرنده در نظام بانكي

-         پرونده اسناد سجلي افراد در سازمان ثبت احوال

-         چيدن پرونده‌ها در قفسه‌ها براساس روش كدگذاري مدون نيز تنظيم خواهد بود.

-         انتخاب رنگ‌هاي مختلف پوشه‌هاي بايگاني نيز شامل تنظيم مي‌شود.

 

3-    حفظ و نگهداري (Keeping the records)

عبارتست از ضبط اطلاعات دريافتي (نامه‌هاي وارده) و يا اطلاعات ارسالي (نامه‌هاي صادره) كه در نهايت تبديل به اسناد شده‌اند و به منظور استفاده در زمان حال و بخصوص زمان آينده.

معمولاً اسناد و مدارك در بايگاني به اين علت نگهداري مي‌شوند كه در آينده بشر به اطلاعات گذشته نياز دارد و اين اسناد هستند كه اينگونه اطلاعات را به آيندگان منتقل مي‌نمايند.

عمل نگهداري مي‌تواند بوسيله ابزارهاي كاربردي بايگاني صورت پذيرد.

مثال:

-         انواع دفاتر بايگاني

-         انواع فرم‌ها و كارت‌هاي بايگاني

-         انواع قفسه‌ها و ابزارهاي پيشرفته‌اي چون «كامپيوتر)

 

4-     صفات و ويژگي‌هاي بايگاني:

الف سرعت

يعني دسترسي به اسناد و مدارك موردنياز در حداقل زمان ممكن.

عوامل مهم:

-         وسايل و ابزارهاي جديد و كامل

-         آموزش و دانش كافي كاركنان بايگاني

-         بكارگيري روشهاي جديد

ب سهولت:

يعني انتخاب روش مناسب براي طبقه‌بندي اسناد با توجه به كميت (تعداد پرونده‌ها) وكيفيت اسناد و مدارك (اسناد موضوعي يا اسناد اسمي) و قابليت فهم و درك بودن روش انتخاب شده براي كاركنان بايگاني.

پ اطمينان:

يعني جلوگيري از اعمال سليقه‌هاي شخصي در امور بايگاني و بكارگيري قواعد و روشهاي مدون بايگاني از آغاز تا انتها بنحوي كه محل دقيق سند شناسائي گردد.

 و هر فرد مسدولي در بايگاني و با استفاده از روش مشخص بتواند سند موردنظر را در اختيار قرار دهد.

بديهي است نقش ابزارهاي بايگاني در اين صفت اهميت فراوان دارد.

ت توسعه‌پذيري:

يعني انتخاب روش مناسب بوسيله كارشناس مديريت اسناد براي وضعيت موجود بايگاني و درنظر گرفتن گسترش و افزايش اسناد و مدارك و پرونده‌هاي سازمان در آينده.

بخش سوم : پرونده (File – Dossier)

الف تعريف

پرونده عبارتست از مجموعه اسناد و مداركي كه داراي وجه اشتراك خاص بوده و اين اسناد و مدارك در يك پوشه و با رعايت اصول تشكيل پرونده، تنظيم و حفظ و نگهداري گردند.

اين وجه اشتراك خاص مي‌تواند يك «موضوع» و يا يك «اسم» باشد. (تا چند دهه قبل به جاي واژه از لفظ فرنگي آن يعني «دوسيه» استفاده مي‌شده است.)

 

-         نتيجه

بايگاني داراي دو گروه پرونده خواهد بود:

1-     پرونده‌هاي موضوعي (Subject Indexing of Records)

2-     پرونده‌هاي اسمي (Name Indexing Records)

 

الف 1- تعريف پرونده‌هاي موضوعي

پرونده‌هايي هستند كه يك مفهوم خاص بطور مشترك در همه اسناد آن پرونده مشاهده گردد.

معمولاً اكثريت پرونده‌هاي هر سازمان را اينگونه پرونده‌ها تشكيل مي‌دهند.

 

1-     انواع پرونده‌هاي موضوعي:

الف پرونده‌هاي موضوعي عام و يا كلي:

 

مثال

پرونده‌هاي اموري اداري، امور مالي، خريد لوازم اداري، كارگزيني، امور خدمات، امور آموزشي و ...

 

ب پرونده‌هاي موضوعي خاص و يا جزئي و فرعي:

مثال:

پرونده‌هاي نيمسال تحصيلي، پرونده پذيرش دانشجو، پرونده انتخاب واحد، پرونده رفاه دانشجويان، پرونده وام دانشجويي، پرونده اعزام به اردو، پرونده حق‌التدريس اساتيد، پرونده فارغ‌التحصيلان و ...

 

توضيح

هرگز بدرستي نمي‌توان تعداد «موضوعات» يك سازمان و يا كليه سازمانها را برشمرد.

 

فقط مي‌توان موضوعات را به دو دسته:

1-     موضوعات كلي (اصلي)

2-     موضوعات فرعي (جزئي)

تقسيم و هر يك را مجدداً به گروههاي فرعي و سپس به گروههاي فرعي‌تر و ... تقسيم نموده، تا جائيكه راجع به دورترين موضوع نيز سند و مدرك وجود داشته باشد و در اين حالت مبادرت به تشكيل پرونده نمود.

 

مثال:

-         موضوع كلي

امور آموزشي

1)      موضوعات فرعي الف آموزش‌هاي بلندمدت ب آموزش‌هاي كوتاه‌مدت

2)      آموزش‌هاي كوتاه‌مدت «موضوع كلي» الف آموزش‌هاي كوتاه‌مدت داخل كشور ب آموزش‌هاي كوتاه‌مدت خارج كشور (موضوعات فرعي)

3)      آموزشهاي كوتاه‌مدت داخل كشور «موضوع كلي» الف آموزش‌هاي عمومي ب آموزش‌هاي تخصصي (موضوعات فرعي)

4)      آموزش‌هاي كوتاه‌مدت تخصصي «موضوع كلي» الف آموزش‌هاي فنون اداري ب آموزش‌هاي كارشناسي پ آموزشهاي مديريت (موضوعات فرعي)

5)      آموزش‌هاي فنون اداري «موضوع كلي» الف آموزش‌هاي خدمات مالي ب آموزش‌هاي خدمات اداري  پ آموزشهاي مسئولين دفاتر مديران ت آموزش‌هاي كارگزيني (موضوعات فرعي)

6)       آموزش‌هاي خدمات مالي «موضوع كلي» الف آموزش‌هاي انبارداري ب آموزش‌هاي كارپردازي پ آموزش‌هاي جمعداري (موضوعات فرعي)

7)      آموزش‌هاي انبارداري «موضوع كلي» الف اصول سازمان و مديريت انبارها ب اصول سفارش كالا پ اصول توزيع كالا (موضوعات فرعي)

 

الف 2 تعريف پرونده‌هاي اسمي

پرونده‌هايي هستند كه وجه اشتراك اسناد اينگونه پرونده‌ها يك «نام» و يا «اسم» باشد.

 

1-       انواع پرونده‌هاي اسمي:

الف پرونده اسمي ممكن است بنام شخص باشد.

اينگونه پرونده‌ها معمولاً به دو نوع تقسيم مي‌شوند.

1-       شخص عضو سازماني باشد:

 

مثال:

پرونده‌هاي پرسنلي (پرونده شاغلين، بازنشسته‌ها، مستمري‌بگيران، از كارافتاده‌ها، اخراجي‌ها، مستعفي‌ها، بازخريدي‌ها، انتقالي‌ها و ...

 

2-     شخص عضو سازماني نباشد.

 

مثال:

پرونده افراد و «ارباب رجوع» به سازمان‌ها:

-         پرونده دانش‌آموز

-         پرونده دانشجو

-         پرونده مشترك آب و برق و تلفن

-         پرونده متقاضي گذرنامه و ...

 

مثال:

پرونده وزارت بازرگاني، پرونده شركت توانير، پرونده وزارت نيرو، پرونده دانشگاه تهران و ...

 

پ پرونده اسمي ممكن است بنام واحدي از سازمان باشد.

 

مثال:

پرونده واحد كارگزيني، پرونده واحد حسابداري، پرونده واحد روابط عمومي، پرونده واحد دبيرخانه، پرونده واحد توليد و ....

 

ت پرونده اسمي ممكن است بنام يك منطقه جغرافيايي باشد.

 

مثال:

پرونده كشور ايران، پرونده استان همدان، پرونده شهرستان همدان، پرونده بخش رزن، پرونده روستاي حسن‌آباد

 

ب اصول تشكيل پرونده

بمنظور تشكيل هر پرونده در بايگاني علاوه بر وسايل و ابزارهاي ضروري كه در بخش وسايل و ابزارهاي بايگاني به آنها اشاره خواهد شد، در درجه اول وصول سند به بايگاني است.

چنانچه سندي به بايگاني تحويل گردد (نامه‌هاي وارده و يا نسخ نامه‌هاي صادره سازمان)، مسئولين بايگاني با كنترل اسم و يا موضوع سند (پرونده‌هاي اسمي پرونده‌هاي موضوعي)، چنانچه در بايگاني قبلاً سابقه وجود داشته باشد، سند وصولي را در همان پرونده مربوطه ضبط خواهند نمود.

در غيراينصورت مبادرت به تشكيل پرونده ميگردد.

چون پرونده به عنوان يكي از ابزارهاي مهم هر سازمان سالها كاربرد و استفاده خواهد داشت لذا ميبايستي از قواعد معين و صحيح برخوردار باشد كه اين قواعد را اصول تشكيل پرونده مي‌گو.يند كه عبارتند از:

1-     تعيين عنوان پرونده (عنوان موضوعي عنوان اسمي) منظور مفهوم و يا يك اسم مي‌باشد كه رونده بدان شناخته خواهد شد.

در شكل صحيح اين عنوان روي برچسب الصاقي به پوشه پرونده و يا برآمدگي بعضي پوشه‌‌هاي خاص نوشته مي‌شود. (پوشه‌هاي لبه‌د ار) = (Folder Tabs)

2-     تعيين كد پرونده كه بر اثر عمليات طبقه‌بندي پرونده‌هاي بايگاني و با استفاده از يكي از روش‌هاي مدون بايگاني و بوسيله مسئول با تجربه و درنظر گرفتن تعداد و يا موضوع و يا اسم پرونده‌هاي مشخص و به آن تخصيص داده مي‌شود. (بحث كدگذاري در اصول بايگاني و روشهاي طبقه‌بندي و سيستم‌هاي بايگاني)

3-     از هر سند فقط يك نسخه در پرونده نگهداري گردد.

چون تعداد اسناد مشابه و يا نسخ اضافي و يا پيش‌نويس نامه‌هاي صادره كه نسخه بايگاني (File Copy) دارند باعث قطور شدن بيهوده پرونده مي‌گردد.

4-     رعايت نظم و ترتيب اسناد از ابتداي پرونده تا انتهاي آن كه بهترين روش رعايت نظم تاريخ اسناد و مدارك بخصوص تاريخ ثبت‌نامه‌هاي وارده و صادره هر پرونده است.

5-     در صورتي كه تاريخ اسناد و مدارك نامعلوم و يا مشابه باشد، تقدم و تأخر كاربردي سند در پرونده رعايت شود.

6-      پيوست و ضمائم هر نامه همراه سند در پرونده ضبط گردد.

چون پيوست‌ها مكمل اطلاعات نامه هستند.

7-     در صورتي كه پيوست و ضمائم نامه‌ها قابل نگهداري در پرونده نباشد (مثل اشياء و يا ضمائم داراي حجم زياد و يا وزن زياد و تعداد زياد) ماهيت آنها تبديل به سند شده و در پرونده ضبط گردد (مثل رسيد كتابهاي واصله كه به كتابخانه تحويل شده و از آن رسيد اخذ ميگردد).

8-     برگ شماري اسناد هر پرونده از آغاز تشكيل آن كه به منظور كنترل اسناد و مدارك و جلوگيري از دخل و تصرف در اسناد پرونده مي‌گيرد (اطلاعات بيشتر در محاسن برگ شمارة ذيل توضيح 1 ذكر گرديده‌اند).

9-     هر پيوست و ضميمه‌اي مانند يك سند و با رعايت نظم و ترتيب وصول اينگونه اسناد برگ شماري گردند.

10- تعداد اسناد و مدارك هر پرونده با توجه به ظرفيت پوشه و گيره‌هاي موجود حداكثر 150 برگ باشد.

11-  در صورتي كه تعداد اسناد و مدارك هر پرونده بيش از مقدار فوق باشد، براي هر 150 برگ بعدي يك جلد به تعداد جلدهاي پرونده افزوده گردد (به توضيح شماره 2 مراجعه شود)

12-  استفاده از فرم‌ها، برگه‌ها، كارت‌ها و يا اوراقي كه جهت هر پرونده در صورت ضرورت نياز مي‌باشد.


 

 

 

 

 

 
1395/11/10
امتیازدهی
میانگین امتیازها:0 تعداد کل امتیازها:0
مشاهده نظرات (تعداد نظرات 0)
ارسال نظرات
نام  
آدرس پست الکترونیکی شما    
شماره تلفن
توضیحات  
تغییر کد امنیتی  
کد امنیت  
 
Powered by DorsaPortal